LIIKASTEN SUKUSEURA RY, Helsinki 2.6.2003

LAATUKÄSIKIRJA

SISÄLLYS

1. Laatupolitiikka, 2. Yhdistyksen säännöt, 3. Organisaatio, 4. Hallituksen työjärjestys, rahastonhoitajan ja sukuhaarasihteerin tehtävät, 4.1. Yleistä, 4.2. Puheenjohtaja, 4.3. Varapuheenjohtaja, 4.4. Sihteeri, 4.5. Hankkija, 4.6. Tiedottaja, 4.7. Arkistonhoitaja, 4.8. Rahastonhoitaja, 4.9. Sukuhaarasihteeri, 5. Jäsenasiat, 5.1. Jäseneksi liittyminen, 5.2. Yhdistyksestä eroaminen tai erottaminen, 5.3. Jäsenen oikeudet ja velvollisuudet, 5.4. Jäsenrekisteri, 6. Sukukokoukset, 7. Paikallistoiminta, 8. Sukututkimus ja sukukirja, 9. Sukumateriaali, 10. Muistamiset, 11. Yhdistyksen jäsenyydet, 12. Tiedottaminen, 13. Arkistointi

1. LAATUPOLITIIKKA

Liikasten sukuseura järjestää toimintansa niin, että se täyttää selvästi jäsenistön odotukset ja innostaa uusia jäseniä liittymään mukaan. Samalla se antaa työtyytyväisyyttä luottamushenkilöille ja muille, jotka hoitavat käytännön toimenpiteet sukuseuran hyväksi.

2. YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT

Yhdistys hyväksyi säännöt perustamiskokouksessaan Mikkelin mlk:n Rantalassa 20.7.1985. Oikeusministeriö hyväksyi helmikuun 4. päivänä 1986 sukuseuran merkittäväksi yhdistysrekisteriin näiden sääntöjen perusteella. Yhdistyksen RY- numero on 143985. Säännöt ovat liitteenä.

3. ORGANISAATIO

4. HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS

4.1. Yleistä

Jokainen hallituksen jäsen vastaa oman vastuualueensa hoidosta kokonaisuutena päätettyjen suunnitelmien mukaan ellei toisin sovita. Kaikilta edellytetään aktiivisuutta itseopiskeluun ja aloitteellisuutta oman toimialansa kehittämiseksi. Myös muut aloitteet ovat tervetulleita.

Sukuseuran jäsenien ottaessa yhteyttä, hallituksen jäsenen on huolehdittava siitä, että tieto, palaute, osoitteenmuutos, kuolinilmoitus jne menee asiaa hoitaville hallituksen jäsenille.

Kokemuksien vaihtamiseksi on hyvä pitää yhteyttä samaa tehtävää hoitaviin muissa sukuseuroissa.

4.2. Puheenjohtaja (Sukuseuran esimies)

Puheenjohtajan tehtävänä on

- valmistella ja kutsua koolle hallituksen kokoukset

- toimia puheenjohtajana hallituksen kokouksissa

- koota toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat

- laatia sukukokouksen työjärjestykset

- avata sukuseuran kokoukset

- johtaa sukututkimusta ja tiedottamista

- vastaa onnittelujen ja suruvalittujen lähettämisestä

- edustaa sukuseuraa Sukuseurojen Keskusliiton, Sukututkimusseuran ja Villa Lanten Ystävien kokouksissa

4.3. Varapuheenjohtaja (Sukuseuran varaesimies)

Varapuheenjohtajan tehtävänä on

- toimia puheenjohtajan varamiehenä

- vastata paikallistoiminnan ohjauksesta

- vastata sukukokouksen järjestelyistä

4.4. Sihteeri

Sihteerin tehtävänä on

- vastata siitä, että kokouspaikalla on tarvittavat välineet

- ottaa vastaan ilmoittautumiset kokouksiin

- laatia hallituksen kokouspöytäkirjat

- vastata yhdistysrekisteriin tehtävistä lakisääteisistä ilmoituksista

- hoitaa jäsenrekisteriä

- jakaa sähköpostina muuttuneen jäsenrekisterin hallituksen jäsenille ja yhteyshenkilöille

- lähettää uusille jäsenille ns jäsenpaketti

- vastata yhdistyksen virallisesta arkistosta.

4.5. Tiedottaja

Tiedottajan tehtävänä on

- vastata Liikaslinkin aineiston toimittamisesta, kokoamisesta, taittamisesta, monistamisesta ja postituksesta

- toimittaa ja ylläpitää www.liikastensukuseura.fi- kotisivuja

- laatia sukukokouskutsu ainakin Helsingin Sanomien Suvut- palstalle

- laatia kirjoituksia Sukuviesti- lehteen.

4.6. Hankkija

Hankkijan tehtävänä on

- vastata sukuseuran tunnuksin varustettujen tuotteiden hankinnasta, varastoinnista, mainonnasta ja myynnistä

- hankkia muita sukuseuran tarvitsemia tavaroita

4.7. Arkistonhoitaja

Arkistonhoitajan tehtävänä on

- vastata sukuseuran epävirallisen sukutietoarkiston kokoamisesta, järjestämisestä ja varastoinnista

4.8. Rahastonhoitaja

Rahastonhoitajan tehtävänä on

- vastata yhdistyksen kirjanpidosta

- laatia tilinpäätökset ja esitys tulo- ja menoarvioksi

- hankkia ja täyttää jäsenmaksujen ym maksulomakkeet, niille joiden on maksettava jäsenmaksu

- maksaa asianhoitajan hyväksymät laskut eräpäivinä

- ilmoittaa jäsenrekisterin hoitajalle maksaneitten jäsenten nimet

4.9. Sukuhaarasihteeri

Sukuhaarasihteerin tehtävänä on

- hankkia ja koota henkilötietolomakkeet, virkatodistukset tms henkilötietoasiakirjat

- tallentaa tiedot GENUS- ohjelmalla ja tulostaa tarvittaessa sukuselvitykset

- vastata tallennusten varmennuksesta

5. JÄSENASIAT

5.1. Jäseneksi liittyminen

Jäseneksi voi liittyä ilmoittamalla siitä suullisesti tai kirjallisesti hallitukselle, joka päättää jäseneksi ottamisesta. Jäseneksi voidaan hyväksyä sääntöjen 4':n mukaan 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on sukuun liittynyt. Jäsenen alle 18 vuotiaat lapset voivat liittyä 8':n mukaan nuorisojäseneksi.

5.2. Yhdistyksestä eroaminen tai erottaminen

Yhdistyksestä voi erota sääntöjen 5 :n mukaan ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai puheenjohtajalle tai suullisesti seuran kokouksessa. Yhdistys voi erottaa jäsenen yhdistyslain 14 :n mukaan. Esimerkiksi jäsenmaksun maksamisen laiminlyönti voi olla erottamisen peruste. Erottamispäätös tehdään hallituksen kokouksessa.

5.3 Jäsenen oikeudet ja velvollisuudet

Jäsenellä on oikeus saada ns jäsenpaketti tervetuliaislahjana, osallistua sukukokouksiin ja muihin sukuseuran järjestämiin tilaisuuksiin, käyttää kokouksissa puhe- ja äänivaltaa pl nuorisojäsenet, saada julkista sukutietoja seuran arkistoista, saada seuran tiedote Liikaslinkki ja muut julkaisut ja saada ostaa ns sukutavaroita jäsenhintaan. Jäsenpakettiin kuuluu tervetulokirje, säännöt, henkilötietolomake, viimeisin tai yksi viimeisimmistä Liikaslinkeistä, historiikki (jos painosta jäljellä), kuivamustekynä. Henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan henkilötietolain (8 ) perusteella jäsenen suostumus. Sukututkimusta varten saadaan kuitenkin kerätä ja tallentaa tarpeelliset tiedot (18 ) ellei jäsen sitä kiellä.

Jäsenen velvollisuutena on noudattaa sääntöjä ja maksaa jäsenmaksu. Lisäksi jäsenen velvollisuutena on palauttaa henkilötietolomake täytettynä ainakin lomakkeessa mainituin vähimmäistiedoin. Lain rikkomisen välttämiseksi vahingossa on myös hyvä palauttaa henkilötietolomakkeen mukana oleva suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Jäsenen velvollisuutena on myös pitää osoitetiedot ajan tasalla.

5.4 Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri sisältää jäsennumeron (juokseva numero liittymisjärjestyksessä), nimen, lähiosoitteen, postinumeron ja - toimipaikan, ammatin ja esiintymistaidon, jos on, liittymispäivän, poistetut (eronneista tai erotetuista eropäivä ja syy, kuolleista kuolinpäivä), luottamustehtävät sukuseurassa, ainaisjäsenyys, kunniajäsenyys numeroineen ja nimittämispäivineen, jäsenmaksun maksupäivät tai vapautusmerkintä. Jäsenrekisterin perusteella tulostetaan osoitetarrat. Jäsenrekisteristä tulostetaan myös merkkipäiväkalenteri ja lasketaan automaattisesti keski-ikä, jos se on mahdollista. Jäsenrekisteriä hoitaa sihteeri tai siihen nimetty jäsenrekisterin pitäjä.

Jäsenrekisterin lisäksi on sukututkimusarkisto. Sihteeri laatii rekistereistä henkilötietolain (10 ) edellyttämän rekisteriselosteen, joka on jokaisen jäsenen saatavilla.

6. SUKUKOKOUKSET

Sukukokouksista on perusasiat säännöissä (16 , 17 ). Sukukokous pidetään ympäri Suomea paikkakunnalla, jossa on Liikasia. Paikanvalinnalla pyritään samalla myös jäsenistön määrän kasvattamiseen. Samalla paikkakunnalla ei kokoonnuta ilman perusteltua syytä usein. Paikanvalinnassa pyritään ottamaan huomioon sukuhaarojen tasapuolinen kohtelu.

Viiden vuoden välein järjestetään ohjelmallinen 2-3 päiväinen sukukokous eli sukupäivät. Välivuosina pyritään sääntömääräisen kokouksen yhteyteen järjestämään kuitenkin jotakin oheisohjelmaa. Lapset ja nuoret pyritään ottamaan huomioon.

Sukupäivien järjestelyistä vastaa siihen erikseen nimetty juhlatoimikunta. Välivuosikokouksen järjestelyistä vastaa varapuheenjohtaja.

7. PAIKALLISTOIMINTA

Sukuseuran kokoukset tms ovat yleensä kerran vuodessa. Tätä täydentämään järjestetään paikallistoimintaa. Paikallistoiminnasta vastaa hallituksen nimeämä paikallinen yhteyshenkilö. Toimintaa ohjaa varapuheenjohtaja.

Yhteyshenkilön tehtäviin kuuluu toimia Liikaslinkin paikallisena toimittajana, järjestää itse tai toisten avustamana vähintään yksi paikallinen seurustelutapahtuma (sukukahvit, -lounas tai päivällistilaisuus, vierailut, opintopiiri sukua koskevan aineiston keräämiseksi, tms), korjata ja täydentää sukuselvityksiä yhdessä muiden kanssa, koota henkilötarinoita sukukirjaa varten jne.

8. SUKUTUTKIMUS JA SUKUKIRJA

Sukututkimus on sukuseuran tärkeimpiä toimintoja. Sitä johtaa puheenjohtaja ja avustajina toimivat sukuhaaroittain nimetyt sukuhaarasihteerit. Varojen sallimassa laajuudessa omia tutkimuksia täydennetään ammattitutkijan avustuksella. Tavoitteena on tutkia kaikki sukuhaarat. Sukututkimuksen tulokset julkaistaan aikanaan sukukirjan muodossa. Kirjat kirjoitetaan todennäköisesti sukuhaaroittain, jotta kirja ei tulisi liian laajaksi ja jokainen voisi hankkia lähinnä itseään koskevan kirja. Sukukirjatyötä ohjaamaan nimetään sukukirjatoimikunta.

9. SUKUMATERIAALI

Sukumateriaalilla tarkoitetaan esineitä, jotka on varustettu sukuseuran vaakunalla. Tuotteet pyritään valitsemaan niin, että ne kiinnostaisivat mahdollisimman monia ja menisivät kaupaksi. Valinnan tekee hallitus hankkijan tai muun henkilön esityksestä. Niitä myydään jäsenille ja tarkoituksena on, että tunnuksin varustetut esineet lisäisivät jäsenistön yhteenkuuluvuutta. Saatu tuotto käytetään sukuseuran hyväksi.

10. MUISTAMISET

Muistamisista vastaa puheenjohtaja.

Sukuseura muistaa jäseniään tasavuosimerkkipäivien johdosta. Tällaisia juhlia ovat 50-, 60-, 70- , 75-, 80- jne vuotisjuhlat. Syntymäpäiväsankarille lähetetään onnittelukortti tai jos kysymyksessä on sukuseuran työssä ansioitunut jäsen, häntä pyritään muistamaan henkilökohtaisesti. Kuolemantapauksessa otetaan osaa jäsenen omaisten suruun ja heille lähetetään adressi. Kutsuttaessa hautajaisiin osallistutaan henkilökohtaisesti.

11. YHDISTYKSEN JÄSENYYDET

Sukuseura kuuluu jäsenenä Sukuseurojen Keskusliitto ry:een, Sukututkimusseura ry:een ja Villa Lanten Ystävät ry:een. Näiden sidosryhmien kokouksissa sukuseuraa edustaa puheenjohtaja tai hänen pyytämänsä sijainen.

12. TIEDOTTAMINEN

Tiedottamisesta vastaa tiedottaja puheenjohtajan antamien ohjeiden mukaan. Päälinjat sovitaan hallituksessa. Päätiedotusväline on Liikaslinkki, sukuseuran tiedote, joka ilmestyy kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäinen numero ilmestyy ennen vuosikokousta sukukokousasiakirjoineen ja toinen syksyllä.

Liikaslinkin toimittamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:

Kansilehdellä on yleensä kuva, joka liittyy jotenkin Liikasiin. Kansi pidetään ulkoasultaan samana ainakin koko kalenterivuoden. Sisältö koostuu puheenjohtajan ajankohtaisesta kirjoituksesta, henkilöuutisista (ainakin syntyneitä, vihittyjä, kuolleita ja mielellään muistokirjoituksineen, ylioppilaita, opiskelun päättäneitä, tohtoriväitökset tms, ylennettyjä, kunniamerkillä palkitsemiset, kunnanvaltuutetut, kansanedustajat), sukututkimuksen tuloksista, sukumateriaalin mainoksesta, paikallistapahtumauutisista, ammateissaan menestyneiden esittelyistä (yrittäjät, taiteilijat, tutkijat jne), hallituksen jäsenten esittelyistä, yhteyshenkilöiden esittelyistä, sidosryhmien toimintauutisista ja vakiotiedoista (hallituksen ja yhteyshenkilöiden yhteystiedot, Vuoden Liikaset, vanhin Liikanen, kummityttö, perinnehenkilö, pankkiyhteys, jäseneksiliittymisohje, kotisivuosoite, sukuviestin tilausohjeet).

Ensimmäisessä numerossa on lisäksi kutsu sukukokoukseen, kehotus jäsenmaksun maksamisesta ja pyyntö ilmoittaa syntymäpäiväuutiskiellosta. Toisessa numerossa on lisäksi kertomus sukukokouksesta, muistutus jäsenmaksun maksamisesta, Vuoden Liikasen esittely ja seuraavan vuoden syntymäpäivät pl ne, jotka ovat kieltäneet julkaisemisen.

Liikaslinkki postitetaan 1 kpl/osoite. Ensimmäisen numeron mukana postitetaan jäsenmaksulomake jokaista jäsentä varten pl kunniajäsenet, ainaisjäsenet ja ne, jotka muuten on vapautettu jäsenmaksusta. Toisen Liikaslinkin mukana postitetaan toinen jäsenmaksulomake niille, joilla jäsenmaksuvelvoite on suorittamatta. Liikaslinkki postitetaan myös Sukuseurojen Keskusliiton toimistoon.

Toinen tiedotuskanava on sukuseuran kotisivut. Ne koostuvat periaatteessa samoista asioista, joita julkaistaan Liikaslinkissä. Kotisivuilta voi tulostaa henkilötietolomakkeen, jäseneksiliittymislomakkeen ja osoitemuutoslomakkeen.

13. ARKISTOINTI

Sukuseura tallentaa sukuun liittyvää tietoa jälkipolvia varten ja käytettäväksi sukukirjojen teossa. Arkistoitava materiaali jaetaan lain edellyttämään yhdistyksen viralliseen arkistoon, epäviralliseen sukututkimusarkistoon ja sukutietoarkistoon.

Viralliseen arkistoon laitetaan hallituksen ja yhdistyksen pöytäkirjat liitteineen. Siitä vastaa sihteeri.

Sukututkimusarkistoon laitetaan henkilötietolomakkeet, virkatodistukset ja muu materiaali, jonka perusteella voidaan sukuselvitykset tehdä. Materiaali taltioidaan sukuhaaroittavin ja siitä vastaa siihen nimetty henkilö, sukuhaarasihteeri. Ko henkilö taltioi myös muun sellaisen materiaalin, jota käytetään sukuhaaran sukukirjan teossa.

Sukutietoarkisto koostuu lehtileikkeistä, valokuvista, Liikasten kirjoittamista kirjoista ja muista painotuotteista, Liikaslinkin vuosikerroista, kotisivujen tulosteista vuosittain, videoista yms. Tämän materiaalin arkistoinnista vastaa arkistonhoitaja.

Tiedon käytössä noudatetaan henkilötietolakia 523/1999.

Paluu seuran pääsivulle

Hakemistoon

Päivitetty 02.06.2003 Pirkko Liikanen